تدارکات مسئول اصلی خرید تجهیزات، کالا و خدمات برای اداره می‌باشد. کارپردازان همواره درتلاش هستند تا با مقایسه قیمت‌ها و کیفیت کالاها و خدمات، مناسب‌ترین، بهترین و ارزشمند‌ترین سفارش خرید را برای اداره انجام دهند.

مدیریت خرید و تدارکات یکی از فعالیت‌های اصلی و ستادی هر سازمان در جهت رسیدن به اهدافش می‌باشد و تمامی امور مرتبط با خرید کالا و خدمات مورد نیاز برای انجام تمامی فرآیندها را در بر می‌گیرد. واحد خرید و تدارکات با تمامی بخش‌های اداره در ارتباط است و به نوعی ارتباط اداره با تامین کنندگان خارجی را برقرار می‌سازد. مدیر خرید و تدارکات به وسیله فرم درخواست کالا، از نیازهای مختلف آنها به کالا و تجهیزات و یا خدمات، آگاهی می‌یابد. سپس با جستجو در بازار و شناسایی تامین کنندگان موجود، بهترین آن‌ها از نظر قیمت و کیفیت محصولات را، انتخاب می‌کند. در برخی موارد و به‌ منظور ایجاد محیط رقابتی استفاده از استراتژی قدرت چانه‌زنی خریداران و در راستای قوانین وآیین نامه‌های مالی اداره تدارکات برای انتخاب تامین کننده مورد نظر مناقصه، مزایده و یا استعلام، برگزار می‌نماید. مسؤول پیگیری و اجرای کلیه امور آن بر عهده رییس اداره تدارکات و مجموعه کارپردازان این اداره می‌باشد. البته امروزه با توجه متنوع شدن تامین کنندگان، شیوه‌های مختلف تامین کالا و خدمات و نوسان قیمت‌ها، فرآیند خرید کالا، تجهیزات و خدمات بسیار پیچیده و وظیفه مدیر خرید و تدارکات سخت‌تر شده است. تا آنجا که مباحثی مانند خرید و تدارکات به‌هنگام و به‌موقع، در این حوزه بسیار مطرح و پر اهمیت هستند.