روابط عمومی
شناخت سازمان
یکی از وظایف خطیر روابط عمو‌می‌در هر سازمان شناخت دقیق تشکیلات سازمان، عملکرد و اهداف آن و نیز آشنایی با نقاط قوت و ضعف آن است. تن‌‌ها با شناختی دقیق و عل‌می‌می‌توان تصویری روشن و زیبا از سازمان در ذهن مخاطبان درون و برون سازمان ایجاد کرد.
شناخت محیط
برای شناخت محیط باید به شناخت افکار عمو‌می‌که یکی دیگر از اهداف روابط عمومی‌‌‌ها می‌باشد، پرداخت تا بر این اساس مرز‌‌های بین سازمان و مردم را برداشت.
شناساندن (معرفی) سازمان
پس از خودشناسی و شناسایی محیط، مهمترین وظیفه روابط عمو‌می‌معرفی سازمان است. قاعدتا هر سازمان و مؤسس‌‌های یک فلسفه وجودی دارد که روابط عمو‌می‌در راستای تحقق اهداف سازمان، آن را به جامعه یا مخاطبان موردنظر معرفی کند. در زمینه معرفی و تبلیغ سازمان ضمن رعایت اصل صداقت و احترام به مخاطب باید با توجه به اهداف سازمان از شیوه‌‌‌ها و تکنیک‌‌‌های مختلف ارتباطی به نحو شایست‌‌های استفاده کرد.
ارکان روابط عمومی
به طور کلی روابط عمومی بر چهار رکن اصلی استوار می‌باشد:
۱- تحقیق
۲- برنامه‌ریزی
۳- برقراری ارتباط دوسویه بین منبع و مخاطب و بالعکس
۴- گفتگو برای ایجاد تفاهم و هم‌فهمی
اهداف روابط عمومی
به طور کلی دو نوع هدف برای روابط عمومی می توان ذکر کرد:
اهداف اطلاعاتی
اهــــداف اطلاعاتی به صورت قانونی و توسط روابط عمومی‌‌‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرند، اما سنجش “آگاهی ایجاد شده” بسیار مشکل است.
اهداف انگیزشی
اهداف انگیزشی از اهداف اطلاعاتی در روابط عمو‌می‌پیچیده‌تر، نهایی‌تر و ابهام آمیزتر هستند. زیرا شرکت‌‌‌ها موسسات، ادارات و سازمانها خوا‌‌هان تغییر نگرش‌‌‌ها، عقاید و اصلاح رفتار مخاطبان خود می‌باشند.
شرح وظایف روابط عمومی و اطلاع رسانی
اقدامات روابط عمومی سازمانها در قالب مجموع‌‌‌ها‌ی از فعالیتهای ارتباطی صورت می‌گیرد که می‌توان آن‌‌ها را تحت عنوان شاخص‌‌‌های گوناگون مانند: اطلاع‌رسانی و ارتباط با رسانهها، ارتباطات برون سازمانی و درون سازمانی، مراسم و مناسبتها، تبلیغات و انتشارات، پژوهش و افکارسنجی، روابط عمومی الکترونیک دسته بندی نمود.
۱- اطلاع رسانی و ارتباط با رسانهها
– جمع‌آوری اطلاعات و اخبار مربوط به فعالیت‌‌ها، اقدامات، طرح‌‌ها و برنامههای اداره‌کل به‌منظور تهیه خبر و گزارش و تدوین سیاست‌‌های خبری و تبلیغاتی از طریق: شرکت در جلسات مدیران و سیاست‌گذاری اداره‌کل ، شرکت در گردهمایی‌هاکه از سوی اداره‌کل برگزار می‌شود و دریافت گزارش فعالیت‌‌ها، برنامههای واحد‌‌های مختلف، صورتجلسات شورا‌‌ها و مکاتباتی که ارزش اطلاع‌رسانی دارند.
– انعکاس فعالیت‌‌ها و برنامههای اداره‌کل به مردم و رسانهها از طریق تهیه مطالب خبری (تهیه و تنظیم اخبار، گزارش، اطلاعیه، آگهی و قراردادن در سایت اداره‌کل و انعکاس آن در رسانهها ).
– برگزاری نشست‌‌‌ها‌ی خبری مسؤولین اداره‌کل با رسانهها و انجام مصاحبه‌‌‌ها‌ی اختصای رسانهها با مسؤولین و تنظیم مصاحبه‌‌‌ها با هدف ارتباط مطلوب اداره‌کل با رسانهها و معرفی اقدامات اداره‌کل و پاسخگوئی به پرسش‌‌ها و ابهامات.
– بررسی مطالب انتشار یافته در رسانه‌‌‌ها‌ی خبری که به طور مستقیم و غیرمستقیم با فعالیت‌‌ها و وظایف اداره‌کل مرتبط است، از طریق گردآوری و ارزشیابی مندرجات رسانه‌‌‌ها‌ی مکتوب، شنیداری، تصویری و الکترونیکی
– تهیه جوابیه و تکذیبیه و توضیحات تکمیلی در خصوص مطالب خبری رسانهها در صورت لزوم
– تهیه بیانیه و اطلاعیه و اعلامیه در مناسبت‌‌های مختلف و ارسال به رسانهها
– تهیه مستمر گزارش عملکرد سازمان
۲- ارتباطات
– ارتباطات درون سازمانی و ارتباط با کارکنان
– ارتباط با خانواده کارکنان و بازنشستگان
– ارتباط با سازمان‌‌‌ها‌ی همکار
– ارتباط با دانشگاه‌‌‌ها و مراکز پژوهشی
– ارتباط با نخبگان نظیر نمایندگان مجلس و نویسندگان، پژوهشگران و خبرنگاران فعال در حوزه کاری اداره‌کل
– ارتباط با سایر ادارات، سازمانها و نهادها
۳- مراسم و مناسبتها
– مناست‌‌های مذهبی – ملی
– مناسبت‌‌های صنفی و سازمانی
– برپائی و حضور در نمایشگاه‌‌‌ها
– برگزاری همایش‌‌‌ها
– افتتاحیه پروژه‌‌‌ها‌ی علمی و پژوهشی و عمرانی
– بازدید مقامات و شخصیت‌‌ها
۴- افکارسنجی شامل ارتباط مستمر با مخاطبان سازمان و بررسی دیدگاه‌‌ها و سنجش افکار عمومی مخاطبان اداره‌کل، رسانهها و نخبگان از طریق
– برنامه‌ریزی ارتباطات مردمی
– انجام گرفتن طرحهای نظرسنجی
– انجام گرفتن تحلیل محتوای رسانهها
-تهیه گزارش‌‌های تحلیلی ادواری ( ما‌‌هانه/ فصلی/ سالانه ) از افکار عمومی داخل و خارج از اداره‌کل برای ارائه به مدیریت
-نقد و بررسی بازتاب فعالیتهای اداره‌کل در نظر مخاطبان به ویژه نخبگان، رسانهها و سایر دستگاه‌‌ها از یک سو و مدیران و کارکنان از سوی دیگر و ارائه گزارش آن به مدیریت ( تحلیل محتوا و تحلیل گفتمان )
-طراحی نظام جامع گردآوری پیشنهاد‌‌های کارکنان به منظور ترغیب کارکنان به مشارکت هرچه موثرتر در بهبود جریان امور اداره‌کل
-اجرای طرحهای افکارسنجی جهت ارتقاء کیفی برنامههای سازمان ( تنظیم و توزیع فرم‌‌های افکارسنجی در مناسبتها و همایش‌‌‌ها و نمایشگاه‌‌‌ها و استخراج نتایج و گزارش به مدیران سازمان )
۵- تبلیغات و انتشارات
– تهیه عکس، فیلم، تیزر و دیگرمقوله‌‌‌ها‌ی ارتباطات تصویری ازفعالیت‌‌های اداره‌کل وانعکاس آن‌‌ها
– تهیه پوستر، بنر، استند، کلیپ، انجام تبلیغات در نمایشگر L.E.D اداره‌کل
– انتشار نشریه عمومی یا تخصصی، کتاب، بروشور و جزوات آموزشی و تحصصی برای استفاده عموم مخاطبان سازمان در جامعه
۶- روابط عمومی الکترونیک
-
بروز رسانی وب سایت سازمانها با همکاری واحد‌‌های دیگر
-
انتشار مستمر اطلاعات و اخبار سازمان از طریق وب سایت سازمان
-
ارسال پیامک
حضور در فضای مجازی به منظور معرفی ابعاد مختلف کاری اداره‌کل و ارائه گزارش عملکرد
